Reisemanagement für Unternehmen. Alle Reiseprozesse aus einer Hand
Reisemanagement bedeutet mehr als Buchen. Es geht um den gesamten Prozess von der Anfrage über die Freigabe bis zur Abrechnung, wiederholbar, nachvollziehbar und ohne dass Ihre Verwaltung jede Reise neu erfindet. ViaCore Travel liefert diesen Prozess als Service, mit einem digitalen Kundenportal als Rückgrat.
Was Travel Management für den Mittelstand bedeutet
Großkonzerne leisten sich eigene Travel-Management-Abteilungen mit Reiserichtlinien, Buchungssystemen und Reporting. Im Mittelstand übernimmt diese Arbeit meist nebenbei die Assistenz, das Sekretariat oder die reisende Person selbst, mit entsprechendem Zeitverlust und ohne einheitliche Prozesse. Externes Reisemanagement schließt genau diese Lücke. Sie bekommen strukturierte Abläufe und einen professionellen Partner, ohne eigenes Personal dafür abzustellen.
Im Alltag bedeutet das. Jede Reiseanfrage folgt demselben Weg, jede Buchung wird vor der Umsetzung freigegeben, jede Rechnung landet strukturiert in Ihrer Buchhaltung, und Sie haben für alles einen Ansprechpartner statt fünf Buchungsportale.
Das ViaCore-Kundenportal. Ihr Reiseprozess, digital
Kern unseres Reisemanagements ist das Kundenportal, das Ihr Unternehmen kostenlos nutzt. Dort laufen alle Fäden zusammen, mit klaren Rollen und Rechten für Ihr Team:
Selbst buchen, klassisches Reisebüro oder ViaCore?
Selbstbuchung über Portale wirkt günstig, kostet aber Arbeitszeit bei jeder einzelnen Reise, und bei Änderungen beginnt die Hotline-Odyssee. Rechnungen kommen von zehn Anbietern in zehn Formaten.
Das klassische Reisebüro nimmt Ihnen die Buchung ab, aber der Prozess bleibt bei Ihnen. Anfragen per E-Mail, Freigaben im CC-Verteiler, Unterlagen im Posteingang verstreut.
ViaCore Travel kombiniert beides: persönliche Betreuung durch ein Geschäftsreisebüro plus digitaler Prozess im Kundenportal, Anfrage, Freigabe, Unterlagen und Abrechnung an einem Ort. Ohne zusätzliche Servicekosten, denn wir arbeiten provisionsbasiert.
Einführung in fünf Schritten
Kennenlernen
Wir besprechen Reisevolumen, typische Reisen und Ihre internen Abläufe, unverbindlich.
Portal einrichten
Ihr Unternehmen erhält Zugang zum Kundenportal; Mitarbeitende und Rollen werden angelegt.
Erste Reise
Die erste Buchungsanfrage läuft über das Portal, begleitet von Ihrem Ansprechpartner.
Abrechnung anbinden
Abrechnungsstellen, XRechnung und Export werden auf Ihre Buchhaltung abgestimmt.
Regelbetrieb
Ihr Team fragt an, gibt frei und reist, wir organisieren. Änderungen laufen über denselben Prozess.
Häufige Fragen zum Reisemanagement
Was kostet das Reisemanagement durch ViaCore Travel?
Für Ihr Unternehmen entstehen keine zusätzlichen Servicekosten. Wir arbeiten als Reisebüro provisionsbasiert, Sie zahlen die Reiseleistungen, nicht unsere Organisation.
Müssen wir unsere bestehenden Abläufe umstellen?
Nein. Das Portal bildet den natürlichen Ablauf ab, anfragen, freigeben, reisen, abrechnen. Rollen und Rechte passen wir an Ihre Organisation an, nicht umgekehrt.
Behalten wir die Kontrolle über Buchungen?
Ja. Gebucht wird erst nach Ihrer Freigabe im Portal. Sie entscheiden, wer in Ihrem Unternehmen anfragen und wer freigeben darf.
Wie kommt die Abrechnung in unsere Buchhaltung?
Rechnungen erhalten Sie digital über das Portal, auf Wunsch als XRechnung, zugeordnet zu Ihren Abrechnungsstellen, inklusive Exportmöglichkeit für Ihre Finanzprozesse.
Reisemanagement unverbindlich besprechen
Erzählen Sie uns, wie Geschäftsreisen bei Ihnen heute organisiert sind. Wir zeigen Ihnen, wie der Prozess über ViaCore Travel läuft, persönlich und ohne zusätzliche Servicekosten.
Was strukturiertes Reisemanagement im Ergebnis bringt
Der messbarste Effekt ist gewonnene Arbeitszeit. Jede Reise, die nicht intern recherchiert, gebucht und nachgehalten werden muss, gibt Stunden zurück an das eigentliche Tagesgeschäft. Dazu kommt die Kostentransparenz. Wenn alle Reisen über einen Prozess laufen, sehen Sie erstmals verlässlich, was Geschäftsreisen Ihr Unternehmen wirklich kosten: Jede Buchung und Rechnung wird Ihren selbst definierten Abrechnungsstellen zugeordnet, etwa Abteilungen, Projekten oder Kostenstellen, und lässt sich über den Buchhaltungsexport direkt in Ihren Finanzprozessen auswerten. Diese Zahlen sind die Grundlage für bessere Entscheidungen, etwa bei der Frage, welche Termine eine Reise rechtfertigen und welche per Videokonferenz stattfinden können.
Der dritte Effekt betrifft Ihre Mitarbeitenden. Ein klarer Prozess bedeutet weniger Unsicherheit. Reisende wissen, wo ihre Unterlagen liegen, wen sie bei Problemen anrufen und dass die Abrechnung ohne Zettelwirtschaft funktioniert. Das macht Dienstreisen spürbar stressfreier, und das merkt man der Reisebereitschaft an.
Und schließlich die Fürsorgepflicht. Als Arbeitgeber müssen Sie wissen, wo Ihre Mitarbeitenden unterwegs sind. Mit zentraler Buchung und dokumentierten Reiseketten ist diese Übersicht automatisch vorhanden, statt in verstreuten Einzelbuchungen verloren zu gehen.
Für wen sich der Einstieg lohnt
Externes Reisemanagement ist keine Frage der Unternehmensgröße, sondern des Reiseaufkommens und der internen Belastung. Wenn in Ihrem Unternehmen regelmäßig gereist wird und die Organisation nebenbei in Assistenz, Sekretariat oder bei den Reisenden selbst hängt, ist der Wechsel fast immer wirtschaftlich. Der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig. Sie beginnen mit einzelnen Buchungen über das Portal und erweitern den Prozess Schritt für Schritt, bis Freigaben, Kostenstellen und Buchhaltungsexport vollständig eingerichtet sind. Einen Überblick über alle Einzelleistungen finden Sie auf unserer Leistungsseite.
Häufige Bedenken vor der Einführung, und was dahinter steckt
„Verlieren wir nicht die Kontrolle über unsere Buchungen?" Das Gegenteil ist der Fall. Durch den Freigabeschritt vor jeder Buchung haben Sie mehr Kontrolle als bei verstreuten Einzelbuchungen, nicht weniger. Jede Reise ist dokumentiert, jede Ausgabe zugeordnet, nichts passiert ohne Ihre Zustimmung.
„Ist das nicht nur etwas für Konzerne?" Nein. Gerade kleinere Unternehmen profitieren überproportional, weil bei ihnen jede gewonnene Stunde direkt im Tagesgeschäft ankommt und niemand hauptamtlich für Reisen zuständig ist. Der Prozess skaliert nach unten genauso gut wie nach oben.
„Was passiert mit unseren bestehenden Buchungen und Anbietern?" Nichts Abruptes. Laufende Reisen bleiben bestehen, und der Umstieg erfolgt mit den neuen Anfragen. Bewährte Hotels oder Anbieter, mit denen Sie gute Erfahrungen gemacht haben, übernehmen wir gern in die Planung. Es geht um einen besseren Prozess, nicht darum, funktionierende Beziehungen zu kappen.
Kurz zusammengefasst
Reisemanagement von ViaCore Travel verbindet einen klaren digitalen Prozess mit persönlicher Betreuung. Anfragen, Freigaben, Reiseunterlagen und Rechnungen laufen über das Kundenportal, Rollen und Rechte folgen Ihrer Organisation, und die Abrechnung fügt sich mit XRechnung und Kostenstellen in Ihre Buchhaltung ein. Die Einführung erfolgt in fünf überschaubaren Schritten und kostet keine zusätzlichen Servicegebühren. Was bleibt, ist ein Reiseprozess, der einfach funktioniert.
Ein Wort noch zur Datensicherheit. Alle Reisedaten Ihres Unternehmens liegen zentral im Kundenportal und sind über Rollen und Rechte geschützt. Nur berechtigte Personen sehen Buchungen und Rechnungen, und Sie bestimmen selbst, wer welche Rolle erhält. Das ist nicht nur komfortabler als Reisedaten in verstreuten Postfächern, sondern auch deutlich besser kontrollierbar.
Reiseprozesse einmal sauber aufsetzen, dann läuft es
Lassen Sie uns Ihr Reisemanagement gemeinsam strukturieren: vom ersten Gespräch bis zum Regelbetrieb, mit Portal, Freigaben und sauberer Abrechnung.