Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung dieser Website, des ViaCore Kundenportals und unserer Leistungen rund um Geschäftsreisen verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht und welche Rechte betroffenen Personen zustehen. Grundlage sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Gesetz über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG).

1. Verantwortlicher

ViaCore Travel GmbH
Borsigstraße 49
44145 Dortmund
Deutschland
Telefon +49 231 88089087
E-Mail [email protected]

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht bei uns derzeit nicht vorliegen. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.

3. Hosting, Server-Logdaten und Content Delivery Network

Die Website und das Kundenportal werden auf von uns kontrollierten Systemen betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeiten wir technisch bedingt Protokolldaten, insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, den verwendeten Browser und das Betriebssystem. Diese Daten dienen der Bereitstellung der Website, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website. Logdaten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr benötigt werden.

Zur Absicherung und Beschleunigung der Auslieferung nutzen wir das Content Delivery Network der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA. Der Datenverkehr der Website wird über die Infrastruktur von Cloudflare geleitet. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Verbindungsdaten wie die IP-Adresse. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass für Übermittlungen in die USA ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO besteht. Ergänzend enthält der Vertrag mit Cloudflare die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als zusätzliche Garantie für den Fall, dass der Angemessenheitsbeschluss entfällt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an einer sicheren und performanten Bereitstellung der Website.

4. Cookies

Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, um die Website und das Kundenportal bereitzustellen, etwa für die Anmeldung, die Sitzungsverwaltung und die Spracheinstellung. Diese Cookies sind für den Betrieb erforderlich und bedürfen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keiner Einwilligung. Optionale Cookies zur Zuordnung von Kampagnenlinks setzen wir nur, wenn Sie über den Cookie-Hinweis eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insoweit § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen. Über die nachfolgend beschriebene Conversion-Messung hinaus setzen wir keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste von Drittanbietern ein. Einzelheiten zu allen verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Google Ads Conversion-Messung

Wir nutzen die Conversion-Messung von Google Ads, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Damit können wir nachvollziehen, ob Besucher, die über eine unserer Google-Anzeigen auf die Website gelangt sind, anschließend eine Kontaktanfrage stellen. Die Messung erfolgt ausschließlich, wenn Sie über den Cookie-Hinweis in optionale Cookies eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ohne Ihre Einwilligung wird das Google-Skript nicht geladen und es werden keine Daten an Google übertragen; wir verwenden zusätzlich den Google Consent Mode, der sämtliche Speicher- und Personalisierungszwecke standardmäßig ablehnt.

Bei erteilter Einwilligung setzt Google Cookies (insbesondere _gcl_au und _gcl_aw, Speicherdauer bis zu 90 Tage) und verarbeitet pseudonyme Kennungen sowie Angaben zum Anzeigenklick. Wir erhalten von Google ausschließlich zusammengefasste Statistiken ohne Angaben, mit denen wir Sie persönlich identifizieren können. Dabei können personenbezogene Daten auch an die Google LLC in die USA übermittelt werden; Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookies dieser Website in Ihrem Browser löschen und beim erneuten Besuch nur technisch notwendige Cookies wählen. Weitere Informationen: Google-Datenschutzerklärung.

5. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch verarbeiten wir die mitgeteilten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an der Beantwortung von Anfragen. Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Kundenportal und Kundenkonto

Für die Nutzung des Kundenportals richten wir Zugänge für Unternehmen und deren berechtigte Mitarbeiter ein. Dabei verarbeiten wir insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit, Rollen und Berechtigungen sowie die im Portal hinterlegten Buchungs-, Reise- und Abrechnungsinformationen. Die Verarbeitung dient der Vertragserfüllung und der Bereitstellung der Portalfunktionen, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsrelevante Vorgänge wie Anmeldungen können protokolliert werden, Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an der Sicherheit des Portals. Legt Ihr Arbeitgeber Sie als reisende Person oder Portalnutzer an, erhalten wir Ihre Daten von Ihrem Arbeitgeber.

Spesenbelege. Mitarbeiter unserer Firmenkunden können im Kundenportal Spesenbelege zu ihren Reisen hochladen. Dabei verarbeiten wir die Belegdatei, den Betrag, das Belegdatum, die Kategorie des Belegs sowie die Zuordnung zur jeweiligen Reise. Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung der eingereichten Belege an den Arbeitgeber des Mitarbeiters zur Prüfung und Erstattung. Die Prüfung und die Erstattung erfolgen durch den Arbeitgeber selbst; ViaCore stellt für Spesenbelege keine Rechnung und ist an der Auszahlung nicht beteiligt. Nutzt das Unternehmen den Buchhaltungsexport, werden die Belegdateien nebst einer Übersicht an die vom Unternehmen benannten Buchhaltungsempfänger übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Mitarbeitern unserer Firmenkunden zudem Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an der Bereitstellung der vom Arbeitgeber genutzten Portalfunktionen. Spesenbelege bleiben gespeichert, bis der Nutzer oder das Unternehmen sie löscht; eine automatische Löschfrist besteht nicht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Unternehmens bleiben unberührt.

7. Anmeldung mit Google

Für die Anmeldung am Kundenportal bieten wir zusätzlich die Anmeldung über ein bestehendes Google-Konto an. Erst wenn Sie diese Option aktiv anklicken, werden Sie zu Google weitergeleitet. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir erhalten von Google die zur Anmeldung erforderlichen Daten, insbesondere Name und E-Mail-Adresse des Google-Kontos. Google verarbeitet dabei Daten in eigener Verantwortung, auch auf Servern der Google LLC in den USA. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Übermittlungen in die USA stützen sich auf den entsprechenden Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission und, soweit erforderlich, ergänzend auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Anmeldung auf Ihren Wunsch zur Nutzung des Portals erfolgt. Nutzen Sie die Google-Anmeldung nicht, werden keine Daten an Google übertragen.

8. Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen

Zur Bearbeitung von Buchungsanfragen, Angeboten, Buchungen, Änderungen und Stornierungen verarbeiten wir die Daten der reisenden Personen und der buchenden Unternehmen. Dazu gehören insbesondere Name, Kontaktdaten, Reisedaten, Buchungsdetails sowie Angaben, die für die jeweilige Reiseleistung erforderlich sind. Zur Erbringung der Leistungen geben wir Daten an die jeweils beteiligten Leistungsträger weiter, etwa Fluggesellschaften, Bahnunternehmen, Hotels, Mietwagenanbieter, Transferdienste, Veranstalter und Buchungssysteme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei reisenden Mitarbeitern unserer Firmenkunden stützen wir die Verarbeitung zudem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an der Durchführung der vom Arbeitgeber beauftragten Reiseorganisation.

9. Datenübermittlung in Drittländer bei Reisen

Bei Reisen in Länder außerhalb der EU und des EWR ist es erforderlich, Buchungs- und Reisendendaten an Leistungsträger im Zielland zu übermitteln, etwa an Fluggesellschaften oder Hotels. In diesen Ländern besteht unter Umständen kein der EU vergleichbares Datenschutzniveau. Die Übermittlung erfolgt nach Art. 49 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO, da sie für die Erfüllung des Vertrags beziehungsweise für die Durchführung der von Ihnen gewünschten Reise erforderlich ist. Fluggesellschaften können zudem gesetzlich verpflichtet sein, Passagierdaten an in- und ausländische Behörden zu übermitteln, etwa im Rahmen von API- und PNR-Verfahren. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

10. Reise- und Ausweisdokumente

Im Kundenportal können Reisedokumente und Ausweisdaten hochgeladen oder hinterlegt werden, soweit dies für Buchungen, Grenzübertritte, Visa oder vergleichbare Zwecke erforderlich ist. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zweckgebunden für die Vorbereitung und Durchführung von Geschäftsreisen, Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Dokumente bleiben gespeichert, solange das zugehörige Mitarbeiterprofil für Reisebuchungen aktiv geführt wird, da sie für jede Buchung erneut benötigt werden. Wird das Profil deaktiviert oder entfernt, werden die Dokumente automatisch gelöscht, sobald keine laufende oder bevorstehende Reise und keine offene Buchungsanfrage mehr besteht, spätestens jedoch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Berechtigte Nutzer des Unternehmens können hochgeladene Dokumente außerdem jederzeit selbst im Portal entfernen.

Darüber hinaus können im Kundenportal freiwillige Reisepräferenzen zu reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hinterlegt werden, etwa bevorzugte Reiseklasse, Sitzplatz-, Zimmer- und Gepäckwünsche sowie Vielflieger- und BahnCard-Nummern. Diese Angaben werden ausschließlich zur Vorbereitung und Durchführung von Geschäftsreisebuchungen verarbeitet und hierfür an die an der Buchung beteiligten Leistungsträger übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben können im Portal jederzeit durch die berechtigten Nutzer des Unternehmens geändert oder entfernt werden.

Im Buchungsformular können berechtigte Nutzer zudem Gastreisende (Personen ohne Mitarbeiterprofil, z. B. Bewerber oder externe Beraterinnen und Berater) mit Name und optional E-Mail-Adresse erfassen. Diese Daten werden als Kontakt des jeweiligen Unternehmens gespeichert und ausschließlich zur Vorbereitung und Durchführung der angefragten Geschäftsreise verarbeitet und hierfür an die beteiligten Leistungsträger übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Ferner können Unternehmen freiwillig eine Reiserichtlinie (Standard-Reiseklassen, Hotel-Budget) hinterlegen; sie bezieht sich auf das Unternehmen, nicht auf einzelne Personen.

11. Rechnungen, XRechnung und Zahlungsabwicklung

Zur Rechnungsstellung verarbeiten wir Abrechnungs- und Zahlungsdaten. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können als elektronische Rechnung (XRechnung) über die dafür vorgesehenen Übermittlungswege bereitgestellt werden. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Für die Bezahlung von Rechnungen bieten wir Zahlungslinks des Zahlungsdienstleisters Revolut an. Anbieter ist die Revolut Bank UAB, Konstitucijos ave. 21B, 08130 Vilnius, Litauen. Wenn Sie einen Zahlungslink nutzen, übermitteln wir an Revolut die Rechnungsnummer, den Betrag und die Währung. Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt auf der Bezahlseite von Revolut ein. Revolut verarbeitet diese Daten als eigenständiger Verantwortlicher nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. E-Mail-Kommunikation und Benachrichtigungen

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung versenden wir E-Mails zu Buchungen, Angeboten, Reiseunterlagen, Rechnungen und Portalvorgängen sowie Benachrichtigungen im Kundenportal. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werbliche E-Mails versenden wir nur im gesetzlich zulässigen Rahmen. Ein Tracking des Leseverhaltens durch Drittanbieter findet nicht statt.

13. Veranstaltungen

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen verarbeiten wir die Daten der angemeldeten Personen zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Soweit erforderlich geben wir Teilnehmerdaten an Veranstaltungsorte oder beteiligte Partner weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Bewerbungen

Bewerbungen nehmen wir per E-Mail entgegen. Wir verarbeiten die Bewerbungsunterlagen ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 BDSG. Kommt keine Einstellung zustande, löschen wir die Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

15. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Handelsbücher und Jahresabschlüsse werden zehn Jahre aufbewahrt, Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht, sofern kein weiterer Rechtsgrund für die Verarbeitung besteht.

16. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO. Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.

18. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Für die Nutzung des Kundenportals und die Durchführung von Reiseleistungen sind bestimmte Daten erforderlich. Ohne diese Daten können einzelne Funktionen oder Leistungen nicht oder nicht vollständig erbracht werden.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 3. Juli 2026