Ihr Geschäftsreisebüro: Geschäftsreisen buchen und komplett organisieren lassen
Eine Geschäftsreise besteht selten nur aus einer Buchung. Termine, Unterkunft, An- und Abreise, kurzfristige Änderungen und am Ende die Abrechnung müssen zusammenpassen. ViaCore Travel ist das Geschäftsreisebüro für Unternehmen, die ihre Geschäftsreisen auslagern möchten: Als Ihre externe Reisestelle übernehmen wir den gesamten Ablauf, von der ersten Anfrage bis zu den fertigen Reiseunterlagen und der Rechnung.
So läuft Ihre Geschäftsreise mit ViaCore Travel ab
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten und über unser Kundenportal jederzeit nachvollziehbar. Sie stellen Ihre Buchungsanfrage direkt im Portal, mit Reiseziel, Zeitraum, reisenden Mitarbeitenden und den gewünschten Leistungen wie Unterkunft, Flug, Bahn oder Transfer. Unser Team prüft die Anfrage, stellt passende Optionen zusammen und Sie erhalten ein konkretes Angebot zur Prüfung.
Erst nach Ihrer Freigabe wird verbindlich gebucht. Anschließend finden Sie alle Reiseunterlagen gebündelt im Portal. Ihre Mitarbeitenden greifen jederzeit auf Buchungsbestätigungen und Dokumente zu, ohne E-Mails zu suchen. Die Rechnung folgt digital, auf Wunsch als XRechnung und mit Zuordnung zu Ihren Abrechnungsstellen oder Kostenstellen.
Anfrage im Portal
Reise anlegen, Reisende auswählen, Anforderungen angeben, auch mehrere Stationen in einer Reise.
Angebot & Freigabe
Sie erhalten ein Angebot zur Prüfung und geben es frei, erst dann wird gebucht.
Unterlagen & Reise
Alle Reiseunterlagen liegen zentral im Portal bereit, für Verwaltung und Reisende.
Abrechnung
Digitale Rechnung, auf Wunsch als XRechnung, sauber Ihren Abrechnungsstellen zugeordnet.
Einzelreise oder Multi-Stopp, wir planen beides
Viele Geschäftsreisen führen nicht nur an einen Ort. Ein Projekteinsatz beginnt in Dortmund, geht weiter nach München und endet mit einem Kundentermin in Hamburg, mit unterschiedlichen Unterkünften, Verkehrsmitteln und Transfers je Station. Unser Buchungsprozess ist genau dafür gebaut. Sie erfassen jede Station mit eigenem Zeitraum, eigener Unterkunft und eigenem Verkehrsmittel, inklusive Zubringer zum Flughafen oder Bahnhof.
Auch Sonderfälle bilden wir ab, die bei klassischen Buchungsportalen schnell unübersichtlich werden: eine selbständige Anreise mit dem eigenen PKW bei organisierter Rückreise, ein Transfer nur für eine Richtung oder eine Ferienwohnung mit Selbstversorgung für längere Einsätze. Sie beschreiben den Bedarf, wir kümmern uns um die Umsetzung.
Änderungen und Stornierungen ohne Aufwand für Ihr Team
Geschäftsreisen ändern sich, Termine verschieben sich, Projekte verlängern sich, Reisen entfallen. Über das Portal stellen Sie Änderungs- oder Stornoanfragen direkt an der betroffenen Buchung. Wir prüfen die Möglichkeiten, Sie erhalten ein aktualisiertes Angebot zur Freigabe, und die Abrechnung wird sauber korrigiert. Die ursprüngliche Rechnung wird storniert und durch eine neue ersetzt, ersetzte Reiseunterlagen bleiben nachvollziehbar archiviert.
So behalten Buchhaltung und Reisende auch bei kurzfristigen Änderungen den Überblick, ohne Rückfragen, ohne verlorene Dokumente.
Häufige Fragen zur Geschäftsreise-Buchung
Wie schnell kann eine Geschäftsreise gebucht werden?
Anfragen bearbeiten wir an Werktagen zeitnah. Bei dringenden Reisen empfehlen wir zusätzlich die direkte Kontaktaufnahme per Telefon, damit wir sofort mit der Planung beginnen können.
Können auch einzelne Leistungen gebucht werden?
Ja. Sie können komplette Reisen ebenso anfragen wie nur ein Hotel, nur einen Transfer oder nur ein Flug- oder Bahnticket. Wir richten uns nach Ihrem tatsächlichen Bedarf.
Wer führt die Buchung durch?
Die Buchung übernimmt ViaCore Travel für Ihr Unternehmen, allerdings erst nachdem Sie das Angebot geprüft und freigegeben haben. Die Entscheidung bleibt immer bei Ihnen. Nach der Freigabe kümmert sich ViaCore Travel um die Umsetzung und die Koordination aller Leistungen.
Was passiert bei kurzfristigen Änderungen?
Sie stellen die Änderungs- oder Stornoanfrage direkt an der Buchung im Portal. Wir kümmern uns um Umbuchung oder Stornierung und korrigieren die Abrechnung transparent.
Geschäftsreisebüro gesucht? Sprechen Sie mit uns
Wir zeigen Ihnen unverbindlich, wie ViaCore Travel als externe Reisestelle die Organisation Ihrer Geschäftsreisen übernimmt, telefonisch oder über das Kontaktformular.
Was die Organisation über ViaCore Travel im Alltag ausmacht
Der Unterschied zeigt sich weniger in der einzelnen Buchung als im Zusammenspiel. Ihre Mitarbeitenden müssen keine Portale vergleichen und keine Bestätigungen weiterleiten. Ihre Verwaltung beantwortet keine Rückfragen zu Reisezeiten mehr, weil alle Beteiligten im Kundenportal denselben Stand sehen. Und Ihre Buchhaltung bekommt Rechnungen, die bereits der richtigen Abrechnungsstelle zugeordnet sind, statt Belege aus Postfächern zu ziehen.
Dazu kommt die Verlässlichkeit im Störungsfall. Fällt ein Zug aus oder verschiebt sich ein Termin, gibt es eine Anlaufstelle, die die gesamte Reisekette kennt und Alternativen organisiert. Niemand telefoniert einer Hotelreservierung hinterher, die über ein anonymes Portal gebucht wurde. Diese Sicherheit ist im Reisealltag mehr wert als jeder einzelne Buchungsrabatt, denn ausgefallene Termine kosten deutlich mehr als ein Zimmerpreisunterschied.
Für den Einstieg braucht es keine Umstellung Ihrer internen Abläufe. Sie starten mit einer ersten Anfrage, lernen den Freigabeprozess kennen und entscheiden danach, wie viel Sie dauerhaft abgeben möchten.
Häufige Reisearten, die wir für Unternehmen buchen
Das Spektrum reicht vom eintägigen Kundentermin bis zum mehrwöchigen Auslandseinsatz. Besonders oft organisieren wir Vertriebsreisen mit engen Terminketten, Serviceeinsätze bei Kunden vor Ort, Reisen zu Schulungen und Zertifizierungen sowie wiederkehrende Pendelreisen zwischen Standorten. Jede dieser Reisearten hat eigene Anforderungen an Verbindungen, Unterkünfte und Flexibilität, und genau diese Unterschiede fließen bei uns in die Planung ein.
Auch internationale Geschäftsreisen gehören zum Alltag. Hier kommen Zeitverschiebung, Umsteigeverbindungen und landesspezifische Besonderheiten dazu, die eine sorgfältige Planung noch wichtiger machen. Ihre Mitarbeitenden bekommen eine durchdachte Reisekette statt einer Sammlung einzelner Tickets, und Sie behalten über das Portal jederzeit den Überblick.
Geschäftsreisen auslagern statt selbst koordinieren
Besprechen Sie mit uns unverbindlich, wie Ihre Reisen künftig organisiert werden, passend zu Hotelbuchung, Flug & Bahn und Transfers aus einer Hand.