Ihre Geschäftsreisen. Ein Portal. Volle Übersicht.
Geschäftsreisen verwalten, ohne sie selbst organisieren zu müssen: Buchungsanfragen, Freigaben, Reisen, Mitarbeitende, Reiseunterlagen und Rechnungen liegen zentral an einer Stelle — während sich ViaCore Travel persönlich um die eigentliche Reiseorganisation kümmert.
- Anfragen stellen und Angebote freigeben, bevor gebucht wird
- Alle Reiseunterlagen gebündelt statt verstreut im Postfach
- Rechnungen und XRechnung für die Buchhaltung, nach Abrechnungsstelle sortiert
- Rollen für Inhaber, Buchungsmanager, Buchhaltung und Reisende
Persönlicher Service und digitale Prozesse, nicht das eine statt des anderen
Reine Self-Service-Portale geben Ihnen eine Oberfläche und lassen Sie damit allein. Klassische Reisebüros nehmen Ihnen die Arbeit ab, hinterlassen aber verstreute E-Mails, PDF-Anhänge und Rückfragen. ViaCore Travel verbindet beides: Wir organisieren Ihre Reisen persönlich, und das Portal hält fest, was besprochen, angeboten, freigegeben und abgerechnet wurde.
Wer ein Geschäftsreiseportal sucht, meint meistens genau das: digitales Reisemanagement für die Übersicht, Menschen für die Arbeit. Wie weit wir den Prozess für Sie übernehmen, lesen Sie auf unserer Seite zum Reisemanagement für Unternehmen.
Das übernehmen wir für Sie
Wir prüfen jede Anfrage, wählen passende Unterkünfte nach Lage zum Einsatzort, Stornobedingungen und Budget, planen Verbindungen und Transfers und stellen Ihnen ein konkretes Angebot zusammen.
Bei Änderungen, Verspätungen oder Stornierungen haben Sie eine Anlaufstelle, die die gesamte Reisekette kennt — statt einer Hotline, die nur eine einzelne Buchungsnummer sieht.
Das übernimmt das Portal
Das Portal ist der gemeinsame Arbeitsplatz zwischen Ihrem Unternehmen und uns: Anfragen stellen, Angebote freigeben, den Stand jeder Reise sehen, Reiseunterlagen abrufen, Mitarbeitende und Rollen verwalten, Rechnungen und Exporte für die Buchhaltung ziehen.
Alle Beteiligten sehen denselben Stand. Niemand muss Bestätigungen weiterleiten oder nach der aktuellen Fassung suchen.
Sie behalten die Übersicht. Die Arbeit bleibt bei uns.
So läuft eine Geschäftsreise über das Portal
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten. Entscheidend ist der dritte Schritt: Gebucht wird erst, wenn Sie freigegeben haben.
Reise anfragen
Reiseziel, Zeitraum, Reisende und gewünschte Leistungen im Portal erfassen, auch mit mehreren Stationen.
Ihr TeamWir stellen zusammen
Wir prüfen die Anfrage, holen Optionen ein und hinterlegen ein konkretes Angebot im Portal.
ViaCoreAngebot freigeben
Sie prüfen das Angebot und geben es frei oder lehnen es ab. Erst danach wird verbindlich gebucht.
Ihr TeamUnterlagen erhalten
Reiseunterlagen liegen gebündelt im Portal bereit, für die Verwaltung und für die Reisenden.
ViaCoreAbrechnen
Rechnung digital, auf Wunsch als XRechnung, zugeordnet zu Ihrer Abrechnungsstelle.
ViaCoreReisen strukturiert anfragen statt in E-Mails beschreiben
Berechtigte Mitarbeitende stellen die Anfrage direkt im Portal. Wer es eilig hat, nutzt die einfache Anfrage und klärt Details mit dem Angebot; für Vielbucher gibt es die erweiterte Anfrage mit allen Parametern.
- Reisende: Mitarbeitende auswählen, Gastreisende ergänzen. Hinterlegte Präferenzen werden automatisch vorbelegt
- Reise und Zeitraum: Reiseland, konkrete Einsatzadresse, Anreise und Abreise
- Unterkunft: Art, Zimmerwunsch, maximale Entfernung zum Einsatzort, Parkplatz, WLAN, Frühstücks- und Schichtzeiten
- An- und Abreise: Flug, Bahn, Mietwagen, eigener PKW oder Transfer, auch nur für eine Richtung
- Zuordnung: Kostenstelle oder Projekt und, sofern eingerichtet, die Freigabe durch
Ein angefangener Entwurf geht nicht verloren, und Pflichtfelder werden geprüft, bevor die Anfrage rausgeht. Anfragen können komplette Geschäftsreisen umfassen oder nur eine einzelne Leistung, etwa eine Hotelbuchung für Ihre Mitarbeitenden.
Gebucht wird erst, wenn Sie zugestimmt haben
Zu jeder Anfrage hinterlegen wir ein Angebot im Portal. Sie sehen, was es kostet und bis wann es gilt, und entscheiden: annehmen oder ablehnen. Nichts wird über Ihren Kopf hinweg gebucht.
- Weniger unkontrollierte Buchungen, weil der Weg immer über die Freigabe führt
- Klare Zuständigkeit: Wer freigeben darf, wird über die Rolle gesteuert
- Nachvollziehbar dokumentiert, wer wann zugestimmt hat
- Auch Änderungen und Stornierungen laufen über denselben Weg
Das Portal sagt Ihnen von sich aus, wo Sie dran sind, statt es Sie suchen zu lassen:
Ausschnitt aus dem Firmen-Dashboard: offene Punkte stehen ganz oben.
Geschäftsreisen zentral verwalten statt Bestätigungen suchen
Keine verstreuten Buchungsbestätigungen mehr, kein Suchen im Postfach: Wer reist wohin, in welchem Zeitraum, mit welchem Stand und welchen Unterlagen — sichtbar in einer Liste, sortierbar und durchsuchbar nach Buchungsnummer, Reiseland, Einsatzort, Unterkunft oder Reisenden. Das gilt für die einzelne Dienstreise ebenso wie für Dutzende gleichzeitig laufende Projekteinsätze.
Unterlagen für die Reisenden
Mitarbeitende sehen ihre eigenen Reisen und Dokumente, ohne Zugriff auf die Vorgänge der Kolleginnen und Kollegen.
Änderungen bleiben nachvollziehbar
Wird eine Reise umgebucht, ersetzt die neue Fassung die alte. Die vorherige bleibt archiviert, statt kommentarlos zu verschwinden.
Ohne Anhänge-Suche
Voucher, Tickets, Hotel- und Transferinformationen liegen an der Buchung, an der sie hingehören.
Ein Zugang für Ihr Unternehmen, nicht ein Kundenkonto pro Person
Sie hinterlegen Ihre Firmendaten einmal und laden Ihre Mitarbeitenden ein. Jede Person bekommt genau die Rolle, die zu ihrer Aufgabe passt — und sieht auch nur das, was dazugehört. Wer nicht mehr im Unternehmen ist, wird deaktiviert, ohne dass Vorgänge verloren gehen.
Inhaber / Administrator
Sieht alle Vorgänge des Unternehmens, verwaltet Firmendaten, legt Mitarbeitende an und vergibt Rollen.
Buchungsmanager
Stellt Buchungsanfragen, verfolgt alle Reisen des Unternehmens und gibt Angebote frei.
Buchhaltung
Arbeitet im Rechnungsbereich: Rechnungen, XRechnung, Abrechnungsstellen und Exporte — ohne Reisedetails verwalten zu müssen.
Reisende
Sehen ihre eigenen Reisen und Reiseunterlagen und können, wenn freigeschaltet, selbst Anfragen stellen.
Mitarbeitende verwalten, ohne Zettelwirtschaft
Mitarbeitende werden im Portal angelegt und per E-Mail eingeladen. Sie sehen jederzeit, wer eingeladen wurde, wer den Zugang aktiviert hat und wer aktuell aktiv ist. Reisedokumente wie Ausweisdaten lassen sich beim Mitarbeitenden hinterlegen, damit sie bei jeder Buchung vorliegen statt jedes Mal neu angefragt zu werden.
- Einladung verschicken und Status verfolgen
- Rollen jederzeit ändern
- Zugänge deaktivieren, wenn jemand das Unternehmen verlässt
- Mehrere Firmen unter einem Zugang, falls Ihre Struktur das erfordert
Rechnungen, die in Ihrer Buchhaltung ankommen
Ihre Buchhaltung bekommt keine Belegsammlung aus Reisekostenabrechnungen, sondern eine Rechnungsübersicht: offen, überfällig, bezahlt — jeweils mit der Buchung, zu der die Rechnung gehört.
- XRechnung: jede Rechnung zusätzlich im strukturierten Format für die elektronische Rechnungsverarbeitung
- Abrechnungsstellen: mehrere Standorte, Abteilungen oder Projekte sauber getrennt
- Kostenstelle je Reise: bereits bei der Anfrage erfasst, nicht nachträglich zugeordnet
- Buchhaltungsexport: Rechnungsdaten gebündelt herausziehen, statt Dokumente einzeln zu sammeln
- Spesen: selbst verauslagte Kosten der Reisenden mit Beleg einreichen, prüfen und erstatten
Wird eine Reise geändert oder storniert, wird die ursprüngliche Rechnung storniert und ersetzt — nachvollziehbar statt stillschweigend korrigiert.
Damit nichts liegen bleibt
Das Portal meldet sich, wenn etwas auf Sie wartet — und erklärt sich selbst, wenn eine Funktion neu ist.
Benachrichtigungen
Offene Aufgaben wie wartende Freigaben sehen Sie im Portal und, wenn Sie möchten, per E-Mail. Was Sie benachrichtigt bekommen, stellen Sie selbst ein.
Hilfebereich
Zu jedem Bereich gibt es eine kurze Anleitung im Portal, passend zur eigenen Rolle — statt einer Schulung, die nach zwei Wochen vergessen ist.
Direkter Draht
Wenn etwas unklar ist oder schnell gehen muss: Sie erreichen weiterhin Ihren Ansprechpartner, telefonisch oder per E-Mail.
So bekommen Sie Ihren Zugang
Für den Einstieg müssen Sie nichts umstellen und nichts installieren. Sie starten mit einer ersten Anfrage und entscheiden danach, wie viel Sie dauerhaft abgeben möchten.
1. Kennenlernen
Sie schildern uns kurz, wie Ihre Reisen heute organisiert werden und was daran hakt. Wir zeigen Ihnen das Portal an einem echten Beispiel.
2. Zugang einrichten
Wir legen Ihr Unternehmen an und richten den ersten Zugang ein. Weitere Mitarbeitende laden Sie anschließend selbst ein.
3. Erste Reise
Sie stellen Ihre erste Anfrage, wir übernehmen die Organisation. Ab da läuft alles über einen Ort.
Häufige Fragen zum Kundenportal
Kostet das Kundenportal extra?
Nein. Das Portal gehört zur Zusammenarbeit mit ViaCore Travel. Sie zahlen für die Reiseleistungen, nicht für den Zugang.
Müssen wir unsere Reisen jetzt selbst buchen?
Nein, im Gegenteil. Die Reiseorganisation bleibt bei uns. Das Portal ist der gemeinsame Arbeitsplatz dafür: Sie fragen an und geben frei, wir organisieren und stellen die Unterlagen bereit.
Können unsere Mitarbeitenden selbst Reisen anfragen?
Ja, wenn Sie das möchten. Über die Rollen legen Sie fest, wer Anfragen stellen darf und wer Angebote freigibt. Sie können das Anfragen auch auf einzelne Personen beschränken.
Sehen alle Mitarbeitenden alle Reisen?
Nein. Reisende sehen ihre eigenen Reisen und Unterlagen. Den Gesamtüberblick über das Unternehmen haben Administratoren und Buchungsmanager, den Rechnungsbereich die Buchhaltung.
Bekommen wir XRechnungen?
Ja. Jede Rechnung steht im Portal zusätzlich im strukturierten XRechnungs-Format bereit, das sich direkt in die elektronische Rechnungsverarbeitung übernehmen lässt.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Den Zugang richten wir kurzfristig ein, es ist keine Installation und keine Umstellung Ihrer internen Abläufe nötig. In der Regel können Sie noch am selben Tag Ihre erste Anfrage stellen.
Portal ansehen statt darüber lesen
Wir zeigen Ihnen das Kundenportal unverbindlich an einem Beispiel aus Ihrem Reisealltag und richten auf Wunsch direkt einen Zugang für Ihr Unternehmen ein.