Ihr Geschäftsreisebüro, Geschäftsreisen effizient organisieren lassen
Geschäftsreisen kosten Zeit, Ressourcen und oft unnötig Nerven. Genau hier kommt ViaCore Travel ins Spiel. Als Geschäftsreisebüro für Unternehmen übernehmen wir Planung, Buchung und Organisation Ihrer Dienstreisen, zuverlässig, persönlich und effizient.
Ob einzelne Dienstreise, regelmäßige Firmenreisen oder komplettes Reisemanagement. Wir kümmern uns um die Abwicklung und entlasten Ihr Team nachhaltig. Von der Hotelbuchung über Flug, Bahn und Transfers bis zur digitalen Abrechnung erhalten Sie alles aus einer Hand, ohne zusätzliche Servicekosten.
Unsere Leistungen im Überblick
Vom einzelnen Hotelzimmer bis zum kompletten Reiseprozess. Wir organisieren genau den Ausschnitt Ihrer Geschäftsreisen, den Sie abgeben möchten. Jede Leistung ist einzeln buchbar, und wächst mit, wenn Ihr Bedarf wächst.
Geschäftsreisen organisieren
Komplette Reisen von der Anfrage bis zu den Unterlagen, auch mit mehreren Stationen.
Mehr erfahrenHotelbuchung für Firmen
Passende Business-Unterkünfte nach Lage, Budget und Reisezweck, mit Firmenrechnung.
Mehr erfahrenFlug & Bahn
Verbindungen, Reiseklassen und Umbuchungen, abgestimmt auf Termin und Vorgaben.
Mehr erfahrenTransfer-Service
Pünktlich vom Flughafen zum Einsatzort, einzeln, als Gruppe oder nur für eine Richtung.
Mehr erfahrenGruppen- & Projektreisen
Montageeinsätze und Teamreisen mit Unterkunft, Anreise und zentraler Abrechnung.
Mehr erfahrenCorporate Events
Anreisen, Hotels und Transfers für Tagungen, Messen und Firmenveranstaltungen.
Mehr erfahrenReisemanagement
Der komplette Reiseprozess als Service, mit Portal, Freigaben und XRechnung.
Mehr erfahrenWarum Unternehmen mit ViaCore Travel arbeiten
Viele Unternehmen organisieren Dienstreisen intern, mit hohem Zeitaufwand, unklaren Prozessen und Belegen aus fünf verschiedenen Portalen. Mitarbeitende vergleichen Hotels, koordinieren Anreisen und verlieren wertvolle Arbeitszeit. Mit ViaCore Travel geben Sie diese Aufgaben in professionelle Hände und bekommen Strukturen, die im Alltag tragen.
So arbeiten wir: vom Reisebedarf zur fertigen Reise
Der Ablauf ist bewusst einfach, und über unser Kundenportal jederzeit nachvollziehbar. Sie behalten die Kontrolle, wir übernehmen die Arbeit.
Anfrage
Sie melden den Reisebedarf, direkt im Kundenportal oder persönlich. Ziel, Zeitraum, Reisende, gewünschte Leistungen.
Angebot & Freigabe
Wir stellen passende Optionen zusammen. Sie prüfen das Angebot und geben frei, erst dann wird verbindlich gebucht.
Reise & Unterlagen
Alle Reiseunterlagen liegen gebündelt im Portal, für Ihre Verwaltung und Ihre Reisenden, auch bei kurzfristigen Änderungen.
Abrechnung
Die Rechnung kommt digital, auf Wunsch als XRechnung, sauber Ihren Abrechnungsstellen zugeordnet.
Geschäftsreisen in Dortmund, NRW und deutschlandweit
Als Geschäftsreisebüro aus Dortmund organisieren wir Reisen für Unternehmen aus Nordrhein-Westfalen und ganz Deutschland, vom regionalen Kundentermin über bundesweite Projekteinsätze bis zur internationalen Geschäftsreise. Die Betreuung bleibt dabei immer persönlich: kurze Wege, feste Ansprechpartner, schnelle Rückmeldungen.
Für welche Unternehmen wir arbeiten
Unsere Lösungen passen überall dort, wo regelmäßig gereist wird und niemand Zeit für Reiseorganisation hat:
- Mittelständische Unternehmen
- Industrie & Produktion
- Vertriebsteams
- Beratungsunternehmen
- Handwerksbetriebe mit Außendienst
- Start-ups mit Wachstumskurs
- Internationale Teams
- Agenturen & Dienstleister
Häufige Fragen an unser Geschäftsreisebüro
Die wichtigsten Antworten vorab, alles Weitere klären wir gern im persönlichen Gespräch.
Was kostet ein Geschäftsreisebüro?
Bei ViaCore Travel: keine zusätzlichen Servicekosten. Wir arbeiten als Reisebüro provisionsbasiert, die Vergütung kommt vom Leistungsträger, nicht von Ihrem Unternehmen. Sie zahlen die Reiseleistungen und sparen die interne Organisationszeit.
Ab welcher Firmengröße lohnt sich das?
Schon ab wenigen Reisen pro Monat übersteigt der interne Aufwand die Kosten der Auslagerung, zumal keine Servicegebühren anfallen. Wir betreuen kleine Teams genauso wie mittelständische Betriebe mit laufendem Reisebedarf.
Wie funktioniert der Service konkret?
Sie stellen Ihre Buchungsanfrage im Kundenportal oder persönlich, erhalten ein Angebot zur Freigabe, und nach Ihrer Zustimmung buchen wir. Reiseunterlagen und Rechnungen finden Sie anschließend gebündelt im Portal.
Können auch nur Hotels oder nur Transfers angefragt werden?
Ja. Jede Leistung ist einzeln buchbar, nur ein Hotel, nur ein Transfer, nur ein Ticket. Viele Kunden starten mit einer Einzelleistung und erweitern später.
Wie schnell erhalten wir eine Rückmeldung?
An Werktagen antworten wir zeitnah. Bei dringenden Anliegen empfehlen wir zusätzlich den direkten Anruf unter +49 231 88089087, dann beginnen wir sofort mit der Planung.
Was passiert bei kurzfristigen Änderungen?
Änderungen gehören zu Geschäftsreisen. Sie stellen die Änderungs- oder Stornoanfrage direkt an der Buchung im Portal; wir kümmern uns um Umbuchung, Ersatzlösungen und die transparente Korrektur der Abrechnung.
Digital arbeiten, persönlich betreut
Das ViaCore Kundenportal ist der Ort, an dem Ihre gesamte Reiseorganisation zusammenläuft. Ihre Mitarbeitenden stellen dort Buchungsanfragen, auch für Reisen mit mehreren Stationen. Verantwortliche prüfen Angebote und geben sie frei. Reiseunterlagen liegen gebündelt bereit, für die Verwaltung ebenso wie für die Reisenden unterwegs. Und die Rechnungen kommen digital an, auf Wunsch als XRechnung mit Zuordnung zu Ihren Abrechnungsstellen.
Auch Änderungen und Stornierungen laufen über das Portal, direkt an der betroffenen Buchung, mit nachvollziehbar korrigierter Abrechnung und archivierten Unterlagen.
Rollen und Rechte legen Sie selbst fest. Wer darf anfragen, wer gibt frei, wer sieht Rechnungen. So passt sich das Portal Ihrer Organisation an und nicht umgekehrt. Die persönliche Betreuung bleibt dabei erhalten. Hinter jeder Anfrage steht ein Mensch bei ViaCore Travel, der Ihr Unternehmen kennt und erreichbar ist, wenn es schnell gehen muss.
Ihr Unternehmen nutzt das Portal kostenlos. Es gibt keine Lizenzgebühren und keine Einrichtungskosten, denn das Portal ist Teil unseres Service.
Geschäftsreisebüro statt Buchungsportal
Buchungsportale sind für Urlaubsreisen gebaut. Für Unternehmen fehlt dort fast alles, was im Geschäftsalltag zählt. Es gibt keine Freigaben, keine Kostenstellen, keine Firmenrechnungen und niemanden, der bei einer Terminverschiebung die ganze Reisekette anpasst. Ein Geschäftsreisebüro schließt genau diese Lücke. Es kennt Ihr Unternehmen, arbeitet nach Ihren Vorgaben und bleibt auch dann zuständig, wenn eine Reise nicht wie geplant läuft.
ViaCore Travel verbindet diesen klassischen Anspruch mit digitalen Prozessen. Sie bekommen die Verbindlichkeit eines persönlichen Ansprechpartners und gleichzeitig die Transparenz eines modernen Portals. Wie tief Sie einsteigen, entscheiden Sie selbst. Manche Kunden geben uns einzelne Hotelbuchungen, andere den kompletten Reiseprozess inklusive Reisemanagement.
Von der ersten Anfrage bis zur laufenden Zusammenarbeit
Der Start ist unkompliziert. Sie schildern uns Ihren Reisebedarf über das Kontaktformular oder telefonisch, und wir zeigen Ihnen, wie die Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen aussehen kann. Für die erste Buchung brauchen Sie keine Einrichtung und keine Umstellung. Sobald Sie regelmäßig mit uns arbeiten, richten wir Ihren Portalzugang ein, legen Mitarbeitende und Rollen an und stimmen die Abrechnung auf Ihre Buchhaltung ab.
Danach läuft die Reiseorganisation als eingespielter Prozess. Ihr Team fragt an, gibt frei und reist. Wir planen, buchen und kümmern uns um alles, was zwischen Anfrage und Abrechnung liegt, auch wenn sich unterwegs etwas ändert. Und weil wir provisionsbasiert arbeiten, bleibt die Rechnung dabei so einfach wie das Prinzip. Sie zahlen Ihre Reiseleistungen, die Organisation kostet Sie nichts extra.
Dabei bleibt die Zusammenarbeit so flexibel wie Ihr Geschäft. Es gibt keine Mindestmengen und keine langfristige Bindung, die über die jeweilige Reise hinausgeht. Viele unserer Kunden haben mit einer einzigen Hotelbuchung begonnen und geben heute ihren gesamten Reiseprozess an uns ab. In welchem Tempo Sie diesen Weg gehen, entscheiden allein Sie.
Jetzt Geschäftsreisen professionell organisieren lassen
Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie wir Ihre Reiseprozesse effizienter gestalten können. Die erste Beratung ist unverbindlich und auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt.