Datenschutzhinweise für reisende Personen

Warum Sie diese Information erhalten. Ihr Arbeitgeber organisiert Ihre Geschäftsreisen über uns und hat dafür Ihre Daten in unserem Kundenportal hinterlegt. Weil wir diese Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, sind wir gesetzlich verpflichtet, Sie darüber zu informieren, Art. 14 DSGVO. Genau das tut diese Seite.

1. Wer für die Verarbeitung verantwortlich ist

ViaCore Travel GmbH i.G.
Borsigstraße 49
44145 Dortmund
Deutschland
E-Mail [email protected]

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen dafür bei uns nicht vorliegen. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der genannten Adresse.

2. Woher wir Ihre Daten haben

Wir haben Ihre Daten von Ihrem Arbeitgeber erhalten, der Sie in unserem Kundenportal als reisende Person angelegt hat. Aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen keine Ihrer Daten.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Stammdaten: Vorname und Nachname
• Geschäftliche Kontaktdaten: dienstliche E-Mail-Adresse, dienstliche Telefonnummer
• Angaben zur Tätigkeit: Funktion und, sofern Ihr Arbeitgeber sie hinterlegt, eine Personalnummer
• Reisepräferenzen, soweit hinterlegt: bevorzugte Reiseklasse, Sitzplatz- und Zimmerwünsche, Angaben zu Zusatzgepäck, Vielfliegernummer, BahnCard sowie freiwillige Hinweise
• Angaben aus Ihrem Reisedokument, soweit für eine Buchung erforderlich: Name genau wie im Dokument, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Dokumentnummer und Gültigkeitsdauer
• Kopien von Personalausweis oder Reisepass, sofern Ihr Arbeitgeber diese hinterlegt hat
• Buchungs- und Reisedaten: Reiseziele, Reisezeiträume, gebuchte Leistungen, Belege und die zugehörige Korrespondenz

4. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten, um die Geschäftsreisen vorzubereiten, zu buchen, zu ändern, zu stornieren und abzurechnen, die Ihr Arbeitgeber bei uns beauftragt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die von Ihrem Arbeitgeber beauftragte Reiseorganisation tatsächlich durchführen zu können. Ohne Ihre Daten lässt sich keine Reise auf Ihren Namen buchen. Im Verhältnis zu Ihrem Arbeitgeber stützen wir die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil sie zur Erfüllung unseres Vertrags mit ihm erforderlich ist.

Soweit uns gesetzliche Pflichten treffen, etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten oder die Übermittlung von Passagierdaten an Behörden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Eine Einwilligung von Ihnen benötigen wir für diese Verarbeitung nicht und holen sie deshalb auch nicht ein.

5. Wer Ihre Daten erhält

• Leistungsträger, die Ihre Reise erbringen: Fluggesellschaften, Bahnunternehmen, Hotels, Mietwagenanbieter, Transferdienste und Veranstalter
• Buchungs- und Reservierungssysteme, über die Reiseleistungen gebucht werden
• der Reiseveranstalter und Konsolidierer, über den wir Reisen abwickeln
• Behörden, soweit Fluggesellschaften gesetzlich verpflichtet sind, Passagierdaten zu übermitteln, etwa in den API- und PNR-Verfahren
• IT-Dienstleister, die unsere Systeme betreiben und dabei streng an unsere Weisungen gebunden sind

Zu Ihren Ausweisdokumenten ausdrücklich: Kopien Ihres Personalausweises geben wir grundsätzlich nicht weiter. Eine Kopie Ihres Reisepasses geben wir ausschließlich dann weiter, wenn für Ihre Reise ein Visum beantragt wird und die Weitergabe dafür erforderlich ist. In allen anderen Fällen übermitteln wir nur diejenigen Angaben aus dem Dokument, die für die Buchung benötigt werden, also insbesondere Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Dokumentnummer und Gültigkeit.

6. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Bei Reisen in Länder außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums ist es erforderlich, Buchungs- und Reisendendaten an Leistungsträger im Zielland zu übermitteln. Dort besteht unter Umständen kein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau. Diese Übermittlungen stützen wir auf Art. 49 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO, weil sie für die Durchführung der gewünschten Reise erforderlich sind.

7. Wie lange wir Ihre Daten speichern

• Stammdaten, Kontaktdaten und Reisepräferenzen speichern wir, solange Ihr Arbeitgeber Sie als reisende Person führt.
• Hochgeladene Ausweis- und Passkopien bleiben gespeichert, solange Ihr Profil für Reisebuchungen aktiv geführt wird, weil sie für jede weitere Buchung erneut benötigt werden. Wird das Profil deaktiviert oder entfernt, löschen wir die Dokumente automatisch, sobald keine laufende oder bevorstehende Reise und keine offene Buchungsanfrage mehr besteht, spätestens jedoch nach Ablauf von 90 Tagen.
• Buchungsunterlagen, Rechnungen und Belege bewahren wir nach den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben auf, im Regelfall acht Jahre.
• In Sicherungskopien unserer Systeme können gelöschte Daten für die Dauer des jeweiligen Sicherungszyklus noch enthalten sein. Sie werden mit dem Ablauf des Zyklus überschrieben.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit.

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, soweit wir sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, Art. 21 Abs. 1 DSGVO.

Wenden Sie sich dafür an die oben genannte Adresse. Wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können sich außerdem jederzeit bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Bitte beachten Sie: Reiseunterlagen, die zur Durchführung einer bereits gebuchten Reise erforderlich sind, können wir während der laufenden Reise nicht löschen. Ebenso stehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung von Belegen entgegen.

9. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

10. Stand dieser Information

Fassung EMP-2026-08-17-v1. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter /datenschutz-reisende. Ergänzende Angaben zur Verarbeitung auf dieser Website und im Kundenportal finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Als PDF herunterladen